社内の一部の業務を社外へ委託する、アウトソーシング。その中でも受付業務の委託を検討している企業もあることでしょう。
この記事では、そもそも受付業務はアウトソーシング可能なのかどうかや、受付アウトソーシングが導入される理由を徹底解説。アウトソーシングで依頼可能な仕事や、事務アウトソーシングのメリットやデメリットも紹介します。
この記事を読めば、受付業務のアウトソーシングに関する理解が深まるでしょう。受付業務のアウトソーシングを検討している人は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
1.そもそも受付業務はアウトソーシングできるのか？
多くの業務で行われているアウトソーシングですが、受付業務のアウトソーシングも可能です。実際に、さまざまな企業が受付業務をアウトソーシングしています。
受付業務のアウトソーシングが行われているのは、大企業に限りません。大手から中小企業まで、多種多様な企業がアウトソーシングを実施しています。
2.どんな理由で受付アウトソーシングが導入されるのか？
受付アウトソーシングが導入される大きな理由に、企業のイメージアップが挙げられます。受付は、会社の顔とも言える存在です。
特に、ブランドのイメージを大切にしている企業では、総合受付での対応を重要視しています。受付業務をアウトソーシングした場合、長期的に受付業務のサービス品質の維持も期待できるでしょう。
企業の総合受付以外では、従業員の各種サポートををまとめてご対応するオフィスコンシェルジュをご依頼いただくケースもあります。
専門的なスタッフの案内による従業員満足度の向上と、それに伴う企業価値向上が期待できます。
3.アウトソーシングできる受付の業務内容
受付業務をプロにアウトソーシングすることで、顧客対応の質、ひいては顧客満足度のアップが見込めるでしょう。顧客満足度の向上は、企業の評価アップにもつながります。
アウトソーシングできる受付の業務内容には、以下のような仕事があります。
- 来客応対
- 電話・メールの対応
- 会議室予約
3-1来客応対
オフィスや施設などへの来客者の受け入れ、案内、入館に必要な手続きの案内などを行います。
3-2電話・メールの対応
電話やメールでの問い合わせや予約などを受け付け、情報提供などを行います。
3-3会議室予約
各会議室の空き状況を確認し、来客時などで利用するための予約手配を行います。 予約の変更やキャンセルなどにも対応します。
これらに加え、受付業務を行うエントランス付近の備品を管理する業務を行うこともあります。
4.アウトソーシングでほかに依頼できるお仕事の種類は？
アウトソーシングでは、受付業務以外に以下のような仕事を依頼できます。
- 営業事務
- 受発注業務
- データ入力
- 経理業務
- コンタクトセンター業務
それぞれ詳しく解説します。
4-1営業事務
営業社員のサポートを目的に、営業事務のアウトソーシングが可能です。受注した案件の売上計上や注文書の登録、領収書発行やファイリングなどをサポートします。さらに、出張の手配や精算処理の代行も可能です。営業事務をアウトソーシングすれば、業務の多い営業社員の負担軽減につながります。
4-2受発注業務
メーカーの仕事を行う上で欠かせない受発注業務も、アウトソーシングできます。発注書作成やデータの入力に加え、注文書の管理も依頼可能です。
業種によっては、繁忙期と閑散期で必要な人員数が異なる場合があるでしょう。そのような場合でも、アウトソーシングなら簡単にスタッフ数を調節可能です。
4-3データ入力
コンピュータの普及が進んだ今、データ入力の業務機会は増えています。
細かい作業で時間のかかるデータ入力ですが、アウトソーシングすれば業務のスピードを改善できる可能性があります。
企業の中には、個人情報の管理やノウハウの吸い上げに課題があるところもあるでしょう。アウトソーシングに委託すれば、そのようなデータ管理・収集を効率的に進めることが可能です。
4-4経理業務
企業の利益や資産を管理するために、経理業務は欠かせません。以下のような経理業務も、アウトソーシング可能です。
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資金の管理 |
口座残高の確認 |
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現金の確認 |
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入金の確認 |
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給与の計算 |
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書類の管理 |
請求書や領収書の発行 |
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外部に開示する資料の作成 |
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年末調整申請書の確認 |
アウトソーシングをするにあたって、業務改善提案を行う企業もあります。業務効率化と負担軽減の一石二鳥が期待できるでしょう。
4-5コンタクトセンター業務
電話で顧客と直接やり取りするコンタクトセンター業務も、アウトソーシングが可能です。問い合わせの対応に加えて、商品の受注やサンクスコール、メール・FAXの対応も依頼できます。
さらに、商品発送やシステム管理も、コールセンター業務と同時に委託可能です。
これらの業務をアウトソーシングすれば、窓口対応は全てお任せできるので、その他の重要業務に社員を集中させられるでしょう。
5.事務アウトソーシングを利用するメリット
事務アウトソーシングを利用するメリットには、以下の3点が挙げられます。
- 業務品質の改善
- 組織最適化でコスト削減
- 生産性向上で競争力強化
それぞれ詳しく解説します。
5-1業務品質の改善
事務アウトソーシングを利用すれば、業務品質の改善を期待できます。さまざまな企業でアウトソーシングを実施した業者が蓄積したノウハウを、自社でも利用できるためです。
アウトソーシングを受託している業者には、専門性の高いスタッフが多く在籍しています。プロに仕事を任せれば、自社の社員よりも効率的に業務を進められる場合もあるでしょう。
5-2組織最適化でコスト削減
アウトソーシングを利用することで、組織最適化が進むケースは多くみられます。代行会社のノウハウを流用することで、これまでよりも少ない人数で業務ができるようになる可能性があります。その結果、人件費の削減につながるでしょう。
アウトソーシングなら、人員を社員として雇用せずに済むため、社会保険料などの費用が要らない点もメリットです。社員が辞めた場合に、再度採用するコストを考える必要もありません。
5-3生産性向上で競争力強化
事務アウトソーシングの活用により、社員の業務量を削減できます。社員の負担を減らせば、企業にとって重要性の高い業務へリソースを注げるため、生産性向上を見込めます。
社員にストレスがかかりやすい煩雑な業務を減らせる点も、アウトソーシングの魅力の1つ。企業の競争力強化に直結するため、生産性の向上は大きなメリットです。
6.事務アウトソーシングを利用するデメリット
事務アウトソーシングにはメリットばかりではありません。事務アウトソーシングには、以下のデメリットもあります。
- 外部委託できる業務が限定される
- 社員の成長機会が失われる
- 情報漏えいのリスクがある
それぞれ詳しく解説します。
6-1外部委託できる業務が限定される
営業事務や受付業務など、さまざまな業務をアウトソーシングできる一方、委託できない業務もあります。具体的には、以下のような業務はアウトソーシングできません。
- 専門資格が必要な業務
- 会社の業績・評価に大きな影響を与える業務
- 企画立案をする必要がある業務
以上の業務に共通していることは、重要性が高いことです。自社にとって重要性の高い業務を、外部に頼らず自社で行うことは重要です。アウトソーシング可能なのは、基本的には重要性が低い業務に限られます。
6-2社員の成長機会が失われる
アウトソーシングは社員にとって負担軽減につながる反面、成長機会が減ることも意味します。特に、多くの業務をアウトソーシングする場合は注意が必要です。
アウトソーシングへの委託が多い場合に成長機会を確保する手段として、勉強会やトレーニングが挙げられます。これらの勉強会やトレーニングは、アウトソーシング先が実施してくれるケースも多いです。
6-3情報漏えいのリスクがある
アウトソーシングでは業務を外部の人間に任せるため、情報漏えいのリスクは無視できません。重要な機密事項が漏れた場合、業績に大きな悪影響が及ぶ可能性があります。
情報漏えい対策としては、外部に漏れても問題がない業務のみ委託することが有効です。アウトソーシング先のスタッフと、情報の取り扱いについてすり合わせをする必要もあるでしょう。
また、情報漏洩のリスクを少しでも減らすためには「プライバシーマーク」※1付与事業者への依頼をおすすめします。
依頼先の企業が情報に対して大切に扱っているか。この点も依頼するなら見極めておきたいポイントの一つです。
※1「プライバシーマーク」とは、
企業や団体など（事業者）の個人情報保護の体制や運用の状況が適切であることを、消費者のみなさんに“プライバシーマーク”というロゴマークを用いてわかりやすく示す制度です。このマークは、日本産業規格「JIS Q 15001 個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に基づいた基準「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に適合した事業者のみ使用が認められます。プライバシーマークの使用が認められた事業者はプライバシーマーク付与事業者※ と呼ばれ、「個人情報」を大切に取り扱う事業者として、ホームページや名刺、ポスターなどにプライバシーマークを使用しています。
7.アウトソーシングを導入する際の注意点
アウトソーシングを導入する際は、次のような点にご注意ください。
- 業務範囲の明確化
- キュリティ対策
7-1業務範囲の明確化
アウトソーシングを利用する際は、委託する業務を明確にしておくことで、業務に合ったスキルを持つスタッフを割り当ててもらいやすくなります。 また、トラブルがあった場合も、責任範囲が明確になり、解決に向けた調整がしやすくなります。
7-2セキュリティ対策
自社の業務をアウトソーシングする際は、社員の個人情報や自社のノウハウをアウトソース先に開示するということになります。情報漏えいを防止するために、情報セキュリティ対策をしっかり講じているかを確認しましょう。
秘密保持契約（NDA）を結ぶことはもちろん、アウトソース先がプライバシーマークやISMS/ISO27001など、情報セキュリティ系の認証を取得しているかどうかをチェックしましょう。
8.サンライフ・クリエイションの受付アウトソーシングサービスについて
サンライフ・クリエイションの人材は、一般的な会社と比較すると、不動産業に精通しているスタッフが多く、不動産業との関係が深い、金融サービスに関する業務を得意としています。
サンライフ・クリエイションの受付アウトソーシングなら、土日を含むフルタイム勤務やシフト型派遣にも対応可能です。他にも、短期・単発の派遣や土日祝日のみの勤務など、さまざまな就業形態に対応できます。
不動産業・金融業でアウトソーシング先を探している場合は、ぜひサンライフ・クリエイションを利用してみてはいかがでしょうか。
サンライフ・クリエイションの紹介予定派遣サービスについて、詳しくは詳細ページをご覧ください。
