「営業事務ってなに？メリット・デメリットを知りたい」「営業事務のアウトソーシング化はできる？考えるべきタイミングはいつなのか、導入すべき状態の目安も知りたい」
上記のような疑問を抱える経営者の方に向けて今回の記事を書きました。
営業事務の仕事内容や雇用するメリット・デメリット、アウトソーシング化の可否を徹底解説。営業事務の外注や、バックオフィスのアウトソーシング化を検討している方は必見です。
目次
1.そもそも営業事務とは
営業事務とは、営業担当者の内勤作業をサポートする業務です。社外勤務が多い営業担当者の代わりに、必要な事務作業をこなしてくれます。
主に、書類の作成やデータ入力、電話対応などの業務に従事。雇用すれば営業業務の大幅な効率化が期待できます。営業担当者をノルマ達成に尽力させたい経営者の人は、ぜひ雇用を検討したい職種です。
営業事務はExcel・Wordのパソコンスキルだけでなく、電話応対やクレーム対応など、顧客と関わる業務も多いため、ビジネスマナー・コミュニケーション能力も求められます。
勤務形態はフルタイムからパート・土日勤務までさまざまであり、フレキシブルな働き方が可能なのも特徴です。
2.営業事務はどんな仕事をしてくれるのか？
営業事務の仕事には何があるの？」
「営業事務を雇うとどんな社外対応をしてくれる？自社社員の負担をうまく減らせるだろうか」
上記の疑問を抱く経営者の人向けに、営業事務が行う業務内容を紹介します。営業事務が行う仕事を、以下の2つに分類しました。
２．社内向けの仕事内容
社外・社内問わず仕事をしてくれる営業事務の魅力を、以下では詳しく解説します。
2-1 社外向けの仕事内容のご紹介
営業事務が請け負うのは社内対応だけではありません。営業事務の社外向けワークには、以下の通りです。
- 電話応対
- メール対応
- クレーム対応
- サンプル品発送
- 納品の確認 など
忙しい営業職の代わりに、電話やメールの対応をしてくれる頼もしい存在が営業事務。雇用すれば法人対応や顧客対応なども行ってくれるため、営業担当の負担を軽減する助けとなるでしょう。
2-2 社内向けの仕事内容のご紹介
営業事務の社内向けワークには、以下のものがあります。
- さまざまなデータ入力・集計
- 請求書の作成
- 各種契約の管理
- 社内会議の資料準備
- 入出金の管理や照合
- 売買掛の管理
- 商品の棚卸・在庫管理 など
営業事務の社内業務は、書類作成・データ入力のみにとどまりません。可能な業務はお金・商品の管理や資料準備、契約の確認など多岐にわたります。
3. 営業における課題
営業の業務において、課題となっているのが、次の2点です。
- 移動の時間やコスト
- 情報共有の時間
3-1 移動の時間やコスト
商談のためにお客様先へ訪問するのにかかる移動時間や交通費、宿泊費などは、営業部門にコストとしてのしかかってきます。また、移動による疲労やストレスは営業担当者の負担にもなり、商談や契約に悪影響が出かねません。
営業担当者にとって本質的な業務は商談や契約です。それ以外の移動や事務作業などに時間や費用をかけることは避けるべきです。
3-2 情報共有の時間
SFAが普及したり、セールス・イネーブルメントが注目されたりしていることからもわかるように、勘と根性、経験、気合いで数字をつくる営業は過去のものとなり、情報（データ）に軸を置いた営業方法の効果が広く知られるようになりました。
データを活用した営業で効果を出すためには、営業部門全体で案件の進捗状況や、再訪につながりやすいトークスクリプトなどを共有することが大切です。 ただ、情報共有に必要以上の時間や手間をかけるのは、得策ではありません。リアルタイムでスムーズに情報共有できる仕組みをつくる必要があるでしょう。
4.営業事務代行サービスとは？
このような営業業務における課題の解決策の一つが、営業事務代行サービスです。営業事務代行サービスとは、営業業務の中で発生する事務作業を、営業担当者の代わりに行うサービスです。
営業事務代行サービスを利用することで、営業担当者の業務負担が軽減され、業務効率化を図ることができます。その結果、営業担当者は商談や提案資料の作成といった本質的な業務に注力できるようになり、受注率の向上などが期待できます。
たとえば、顧客や営業担当者からの電話・メール対応、営業資料作成、スケジュール管理などの業務を代行してくれます。
5. 営業業務をアウトソーシングする際のポイント
「営業業務はアウトソーシング化しても大丈夫？」
「上手に営業事務のアウトソーシングができる方法はあるのだろうか」
そのような疑問・不安を抱いている人は、きっといるでしょう。うまくアウトソーシング化ができず、悩んでいるケースもあるかもしれません。
営業事務をアウトソーシングする際には、以下のポイントを押さえましょう。
１．業務フローと責任範囲の明確化
２．定期的な情報共有
３．情報漏えいリスクへの対策
各ポイントを以下で解説するので、ぜひご覧ください。
5-1 業務フローと責任範囲の明確化
「営業事務をアウトソーシング化するには、どう予定を立てればよいだろう？」
そう悩む経営者の人は多いはずです。営業事務をアウトソーシング化すると、業務の内容が把握しにくくなり進行プロセスが分かりにくくなります。そのような「業務のブラックボックス化」は予防しておくべきです。まずは業務フロー・責任範囲を決め、仕事内容を明確にしておきましょう。
アウトソーシングのプロセスを分かりやすくすると、以下のメリットがあります。
- 問題発生やトラブルに対応しやすくなる
- 雇用者・経営者がお互いを意識しやすくなり協力体制を築ける など
アウトソーシング委託者は、受託者が雇用した営業事務に対し、直接指示を下すのは禁止されています。偽装請負として処分される可能性があるため、業務に関しては受託会社の責任者にまず相談しましょう。
5-2 定期的な情報共有
営業事務をアウトソーシングする際には、アウトソーシング受託者との情報共有、連携を綿密にすることが大切です。仕事内容や進行フローの不透明化を防ぐために、業務受託責任者や業務に従事する営業事務本人とも、積極的に情報を共有しましょう。
業務をアウトソーシング受託者に丸投げするのは危険です。業務が不透明化する可能性があり、万が一の事態に対応しづらくなるリスクが生じます。トラブルを防ぎ業務を円滑化するためにも、定期的な情報共有をぜひ行ってください。
担当者と情報共有しやすいのは、月次報告の場などです。仕事のパートナーとして委託の営業事務に接し、定期的に接点を持たせ情報共有を図りやすい環境を作りましょう。
5-3 情報漏えいリスクへの対策
外部の人材を雇う際には、情報の漏えいリスクが必ず付きまといます。営業事務のアウトソーシングに関しても例外ではないため、以下の対策を実行しリスクを抑えましょう。
- 秘密保持契約書（NDA）を締結する
- ISMS認証・プライバシーマークを取得した業者から営業事務を雇用する
- 委託先への監査を年一回徹底し信頼を保てるようにする など
アウトソーシングを実行するなら、機密情報や個人情報を守るのが基本。自社の情報を守るためにも、適切な情報管理策を実施してください。
6.サンライフ・クリエイションの営業事務アウトソーシング
不動産の営業事務をアウトソーシング化するなら、サンライフ・クリエイションにご相談ください！サンライフ・クリエイションには、業界経験・知識・資格を保有する優秀な人材が5,000以上在籍。不動産に関連する専門性が高い人材を、営業事務として派遣できます。
サンライフ・クリエイションの特徴・メリットは以下の通りです。
- 大手会社「三井不動産グループ」に所属
- 30年以上に渡り人材派遣を行ってきた実績
- 不動産の知識を有した派遣コーディネーターが人材を派遣
- フルタイムから土日就業までさまざまな就業形態の人材を提供 など
派遣可能な業種はオフィスワークや不動産営業、物件調査、エスクロー業務、不動産引き渡し業務など多岐に渡ります。不動産の営業事務をアウトソーシング化したい経営者の人は、ぜひサンライフ・クリエイションを利用してはいかがでしょうか。
